Formularze i zgody zabiegowe na tablecie w gabinecie beauty - aspekty techniczne sprzętu

Wstęp

Podczas rozmów z właścicielami i menagerami gabinetów beauty i instytutów urody często słyszmy, że o przejściu z papierowych formularzy zabiegowych na formularze wypełnianie i podpisywane na tablecie myślą od dłuższego czasu, ale nie wiedzą jak zacząć i z czym będzie wiązało się pozbycie papierowej dokumentacji i zastąpienie jej cyfrowymi wersjami.

W tym artykule postaramy się wskazać jak pozbyć się barier wstrzymujących podjęcie decyzji o wdrożeniu systemu do cyfrowej dokumentacji zabiegowej i pokażemy jak najlepiej zabezpieczyć się z technicznego punktu widzenia.

Formularze i zgody zabiegowe na tablecie - bariery rozpoczęcia

Proces przejścia z papierowej dokumentacji zabiegowej i „ręcznego” zarządzania gabinetem do cyfrowych formularzy i systemu do sprawnej obsługi klientów jest w gruncie rzeczy szybki i nieinwazyjny. Jeżeli dobrze się do niego przygotujecie wszystko przebiegnie bezboleśnie i da Wam dużo satysfakcji. Na początku warto wyeliminować bariery, które są często wyolbrzymiane i które wynikają ze strachu przed nowym. Oto kilka z nich:

1. Długi proces wdrożenia nowego systemu
   
   

   Proces wdrożenia nowego systemu nie jest długotrwały i nie jest inwazyjny. Należy go jednak szczegółowo poznać i dowiedzieć się, jakie są kolejne kroki od rozpoczęcia rozmów do tak zwanego dnia zero czyli dnia, w którym zastąpicie papierowe formularze zabiegowe ich cyfrowymi wersjami.

   Jeżeli chodzi o nasz system DigiData Clinic to mamy następujące etapy:

   • Spotkanie w celu poznania funkcjonowania Kliniki – potrzebny czas: 1h
   • Testowanie przez Was systemu – potrzebny czas: 2-3h
   • Analiza dokumentacji zabiegowej i określenie potrzeb Kliniki – potrzebny czas: 2h
   • Wdrożenie i szkolenie z systemu: potrzebny czas: 2-3h

   Przyznajcie - proces wdrożenia DigiData Clinic nie jest długi, prawda?

   Więcej informacji o kolejnych krokach zmierzających do sprawnego korzystania z systemu znajdziecie w naszym artykule 5 kroków do wdrożenia cyfrowych dokumentów zabiegowych. Case study Instytut Image - tutaj

2. Brak czasu na wprowadzenie zmian
   
   

   Temat ten wiąże się pośrednio z punktem wyżej, w którym potwierdzam, że sprawne wdrożenie systemu do obsługi nie jest długotrwałe. Warto podkreślić, że nie jest też inwazyjne tzn. nie musicie zamykać kliniki na dzień/kilka dni, żeby przejść na nowy system. Po wdrożeniu i przeszkoleniu zespołu już w ten sam dzień można zacząć korzystać z systemu. Oczywiście przyswojenie nowego rozwiązania może kosmetologom zająć chwilę, ale nic nie stoi na przeszkodzie, żeby w czasie korzystania z tableta/tabletów pozostawić jeszcze przez jakiś czas papierowe zgody w zanadrzu – w ten sposób zyskacie pewność, że wszystko przebiegnie płynnie, a zespół nie będzie zestresowany zmianami.

3. Koszty związane z korzystania z cyfrowej dokumentacji zabiegowej
   
   

   Mówiąc o kosztach wdrożenia i korzystania z systemu do cyfryzacji papierowej dokumentacji zabiegowej nie możemy zapominać o tym, jakie koszty generują papierowe formularze, ich drukowanie, skanowanie i archiwizowanie. Mało właścicieli i menagerów myśli o tych kosztach, bo zakup papieru i serwis drukarki/skanera jest tak powszechne, że nie zwracają uwagi na to, że mogę je w dużym stopniu ograniczyć.

   Koszty związane z przetwarzaniem papierowej dokumentacji możecie poznać w naszym artykule Digitalizacja dokumentacji medycznej – korzyści i rozwiązania - tutaj

   Jeżeli chodzi o nasz system DigiData Clinic to koszt indywidualnej konfiguracji systemu i przygotowania zabezpieczonych prawnie formularzy wynosi 2000 zł netto (przy założeniu, że wykorzystujemy 1 tablet), a licencja miesięczna wynosi 150 zł netto.

4. Czy wypełnianie zgód i formularzy na tablecie jest legalne?
   
   

   Tak, jest legalne. Temat ważności prawnej podpisu na tablecie jest dla nas szczególnie istotny i szeroko opisywałem go w artykule Podpis na tablecie - ważność prawna podpisu – tutaj

   Jeżeli chodzi o nasz system DigiData Clinic to zawiera on wszystkie elementy, żeby uznać podpis na tablecie za zgodny z prawem.

   Nie róbcie tego palcem, bo…to jak pisanie palcem po wodzie 😉

5. Klienci wolą kartki
   
   

   Osobiście spotkałem się z takim stwierdzeniem i przyznaję, że mocno mnie zaskoczyło. Argumentowane to było tym, że klienci bezpieczniej czują się wypełniając i podpisując formularze na kartce. Jestem przekonany, że klienci docenią postęp i rozwój Kliniki, a w dobie wszechobecnych nowych technologii wypełnianie formularzy na tablecie nie będzie stanowiło żadnej przeszkody. Pisanie na tablecie jest szybie, łatwe i przyjemne i bardziej wywoła u klienta efekt „wow” aniżeli roztargnienie.

6. Cyfryzacja gabinetu nie jest mi niezbędna – przecież mój gabinet działa!
   
   

   Zdarza mi się słyszeć: „Panie Łukaszu jesteśmy bardzo zainteresowani, ale mamy teraz pilniejsze wydatki, wrócimy do tematu za x czasu”. Takie podejście wynika z tego, że gabinet czy klinika urody mogą funkcjonować z papierową dokumentacją zabiegową, ale nie mogę funkcjonować, gdy pilne trzeba kupić lub naprawić urządzenie do przeprowadzenia zabiegu. Patrząc na korzyści wynikające z wprowadzenia systemu do cyfryzacji formularzy i zgód zabiegowych jestem przekonany, że jego wdrożenia do codziennych działań kliniki jest równie istotne jak inne elementy funkcjonowania.