Pobierz darmowe formularze

Ważność prawna podpisu

Czy własnoręczny podpis elektroniczny zawierający cechy biometryczne jest realną alternatywą dla podpisu na pepierze?

Czym wyróżnia się podpis w systemie DigiData

Długopis IC Pen zarejestruje każdy Twój ruch, tworząc nie tylko wizualny obraz Twojego podpisu, ale również zapisując unikalne cechy biometryczne takie jak dynamika ruchu pióra czy nacisk. Dzięki temu, Twój podpis ma pełną moc prawną, a unikalne cechy biometryczne gwarantują autentyczność każdego dokumentu.

Zbieranie danych biometrycznych

Jeśli preferujesz inne metody wprowadzania danych, IC Pen współpracuje również z tabletami, czy też urządzeniami Wacom. Dzięki tej elastyczności, możesz wybrać najbardziej komfortowy dla siebie sposób pracy, niezależnie od sytuacji.

Techniczne aspekty podpisu

Czym jest własnoręczny biometryczny podpis elektroniczny?

Objaśnienie pojęć
  • Podpis - jest znakiem graficznym powiązanym z jakąś treścią, z którą co do zasady zgadza się osoba składająca ów podpis. Akt ten stanowi na ogół oświadczenie woli.

  • Własnoręczny - słowo nierozłącznie kojarzące się nam z podpisem składanym pod dokumentami – formą uznawaną od setek lat jako standard i podstawa zawierania umów, oświadczeń woli i innych. Własnoręczność podpisu oznacza, że jest on znakiem graficznym wykonanym samodzielnie przez osobę, tradycyjnie przy użyciu długopisu, pióra czy innego narzędzia pozostawiającego trwały ślad na podłożu

  • Biometria - zestaw cech fizycznych (opisujących jakie coś jest) oraz behawioralnych (jak się zachowuje, rusza). Biometria fizyczna to np. linie papilarne, siatkówka oka – cechy niezmienne, a behawioralna to np. sposób chodzenia czy właśnie ruch

  • Podpis elektroniczny - zgodnie z definicją rozporządzenia eIDAS1, wynikającą z art 3 pkt 10: „dane w postaci elektronicznej, które są dołączone lub logicznie powiązane z innymi danymi w postaci elektronicznej, i które użyte są przez podpisującego jako podpis”

Ważne! Podpis na tablecie, ekranie do podpisu, a tym bardziej podpis długopisem cyfrowym spełnia wszystkie powyższe elementy: podpisem utrwalamy znak graficzny, posiada on funkcję podpisu własnoręcznego oraz zawiera zapis danych biometrycznych.

Prawne aspekty podpisu

Podpis własnoręczny utrwalony w sposób cyfrowy w świetle prawa

Najważniejszym aspektem, na który należy zwrócić uwagę jest forma pisemna - czyli sposób dokonania czynności prawnej stojący u podstaw większości oświadczeń woli, tradycyjnie składanych długopisem lub piórem na papierze. Zgodnie z art. 78 § 1 zd. 1 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny: „Do zachowania pisemnej formy czynności prawnej wystarcza złożenie własnoręcznego podpisu na dokumencie obejmującym treść oświadczenia woli”.

CO TO OZNACZA? Nie pojawiają się żadne różnice w porównaniu do podpisu tradycyjnego. Tak samo jak podpisujemy dokument długopisem na papierze, podpiszemy go też na tablecie rysikiem – i bez wątpienia zrobimy to własnoręcznie. W polskim prawodawstwie nie pojawia się wymóg, aby nośnikiem podpisu była zadrukowana lub zapisana kartka papieru.

Ważne! W polskim prawodawstwie nie występują żadne przesłanki, które groziłyby możliwością odebrania omawianemu podpisowi wagi prawnej.

Bezpieczeństwo podpisu składanego na tablecie i/lub ekranie pacjenta?

❑ co w przypadku sporu prawnego

W przypadku przeniesienia sporu na grunt postępowania sądowego, sąd najpewniej powoła biegłego grafologa, który dokona analizy porównawczej pisma odręcznego i na tej podstawie sporządzona zostanie opinia wskazująca czy podpis został własnoręcznie złożony przez daną osobę, czy też nie. Sprawa ma się bardzo podobnie przy własnoręcznym podpisie elektronicznym, zawierającym dane biometryczne. W takiej sytuacji biegły grafolog otrzyma dane podpisu odręcznego w formie elektronicznej, np. pliku CSV i zostaną one w odpowiedni sposób zwizualizowane, aby umożliwić przeprowadzenie analizy porównawczej

❑ bezpieczeństwo przechowywania danych

W celu zapewnienia bezpieczeństwa przechowywanych danych, podpis jest umieszczony w pliku PDF w formie zaszyfrowanej. Jednocześnie, na dokument w formacie PDF nakładamy podpis cyfrowy zgodnie ze standardem PAdES (PDF Advanced Electronic Signature), dzięki czemu jakakolwiek zmiana dokumentu po podpisaniu staje się wykrywalna standardowymi narzędziami jak np. Adobe Reader. Wygląd podpisanego dokumentu elektronicznego nie odbiega od wersji papierowej pojawiają się dane, które w obiegu papierowym są tracone – w szczególności znacznik czasu.

❑ kontekstowość podpisu

W celu zachowania kontekstowości podpisu rekomendowane są rozwiązania, w których podpis składany jest kontekstowo, czyli wprost na dokumencie („tak jak na papierze”), a nie np. w wyskakującym okienku lub co gorsza na osobnym urządzeniu (pady do podpisu), a następnie umieszczany w pliku PDF.

Bezpieczeństwo danych w systemach DigiData

Jednym z kluczowych argumentów przemawiających za wybraniem naszego systemu jest zapewnienie bezpieczeństwa danych. Przechowując wrażliwe dane, wiemy jak istotna jest to kwestia.

Kopie zapasowe

Kluczowym elementem bezpieczeństwa danych jest ich kopia zapasowa. W DigiData tworzymy kopie dwa razy dziennie na dwóch niezależnych serwerach, dzięki czemu mamy pewność, że w przypadku awarii jesteśmy w stanie bardzo szybko i skutecznie dostarczyć klientowi jego dane nie przerywając pracy w naszym systemie.

Aktualizacje oprogramowania

Na bieżąco aktualizujemy nasze oprogramowanie odpowiedzialne za systemy naszych klientów. Nie czekamy z żadnymi poprawkami wiedząc jak potężny ma to wpływ na bezpieczeństwo. Monitorujemy informacje na temat dat wprowadzenia aktualizacji i planujemy je z wyprzedzeniem, tak by ich instalacja w żaden sposób nie wypływała negatywnie na pracę systemów.

Serwery

Korzystamy z zewnętrznych dostawców serwów, którzy zatrudniają specjalistów w tej materii. Dzięki temu mamy pewność, że serwerami zajmują się specjaliści z najwyższej półki, którzy pracując dla nas, dbają do dane naszych klientów. Każda taka współpraca jest potwierdzona stosownymi dokumentami, które ściśle określają zakres prac na serwerach.

Bezpieczne hasła

W naszych systemach wymuszamy częstą zmianę haseł. Polityka haseł ma wysokie wymagania co do znaków w nim umieszczonych oraz ich niepowtarzalności. Dodatkowo wszędzie, gdzie to możliwe, uruchomiliśmy dwuskładnikowe logowanie, które podwyższa bezpieczeństwo danych.

Specjaliści

W naszej firmie zatrudniamy specjalistów, a całym zespołem technicznym odpowiedzialnym za bezpieczeństwo danych jest współwłaściciel firmy – Przemysław Starosta

BIO

Ekspert z zakresu administracji, programowania i optymalizacji baz danych oraz bezpieczeństwa, przechowywania i integrowania danych. Trener z ponad 500 dniami szkoleniowymi z baz danych Oracle, PostgreSQL i SQL Server na całym świecie(m.in. Warszawa, Dublin, Abu Dhabi, Londyn). Stały współpracownik z największymi firmami szkoleniowymi w Polsce (Altkom, Comarch, JSystems, Sii). Pasjonat modelowania i analizy danych w celu wykorzystania ich do podejmowania decyzji biznesowych. Fascynat wykorzystania nowych technologii do pracy z danymi. Konsultant w temacie optymalizacji i integracji danych firm takich jak Lidl, Volvo, GSK, Raben, Krispol, Mbank, PZU, PKO BP, ING Bank Śląski i wielu innych. Prelegent na specjalistycznych konferencjach branżowych (SQL Day, Warszawskie Dni Informatyki, Data Summit). Twórca szkoleń internetowych. Wykładowca na Collegium Da Vinci w Poznaniu i Merito w Katowicach.

Przemysław Starosta

Podpis kwalifikowany vs. Własnoręczny podpis elektroniczny

Porównanie

Podpis kwalifikowany Własnoręczny podpis elektroniczny
Procedura wyrobienia podpisu Spotkanie poprzedzające
Spotkanie z notariuszem lub autoryzowanym doradcą w celu weryfikacji tożsamości
Brak
Podpis własnoręczny wyrabiamy przez całe życie i jest „zawsze pod ręką”
Dostępność Ograniczona
Konieczność wcześniejszego wyrobienia podpisu dla każdego podpisującego
Nieograniczona
Każdy, kto ma możliwość złożenia podpisu własnoręcznego
Urządzenia Wymagane
Konieczność posiadania tzw. QSCD, czyli bezpiecznego urządzenia do składania podpisów, np. karty chipowej lub karty USB
Wymagane
Konieczność posiadania urządzenia umożliwiającego zebranie cech biometrycznych podpisu
Przygotowanie infrastruktury do złożenia podpisu Po stronie żądającego podpisu i po stronie podpisującego
Żądający podpisu musi przygotować procedury obsługi podpisu kwalifikowanego. Podpisujący musi wyrobić podpis, posiadać ww. urządzenie i aplikację.
Tylko po stronie żądającego podpisu
Żądający podpisu musi przygotować stanowisko podpisu z urządzeniem i aplikacją. Podpisujący tylko składa podpis.
Potwierdzenie tożsamości Ex-ante
Następuje w momencie wydawania podpisu, ale podpisem może posłużyć się dowolna osoba, której udostępnione zostanie urządzenie oraz kod PIN
Ex-post
Następuje w momencie podważenia autentyczności podpisu (tak samo jak przy podpisywaniu dokumentu papierowego)
Podstawa prawna Silna
Rozporządzenie eIDAS Forma elektroniczna Art. 781 § 1 Kodeksu cywilnego
Silna
Zwykła forma pisemna (art. 78 § 1 Kodeksu cywilnego)
Odnawianie Tak
Certyfikat podpisu kwalifikowanego wydawany jest na określony czas, na ogół od roku do trzech lat
Nie
Nie wymaga odnawiania, ponieważ podpis mamy „zawsze pod ręką”
Możliwość podpisu na odległość TAK Ograniczona
Tylko jeżeli każdy podpisujący posiada urządzenie
Rekomendowane przeznaczenie Osoby wewnątrz organizacji
Wyrobienie podpisu dla określonych osób, które często podpisują dokumenty (np. dla członków zarządu, księgowych, prawnicy)
Osoby spoza organizacji
Podpisywanie dokumentów przez osoby spoza organizacji, na styku z organizacją, np. klienci, pacjenci itp.
Czas złożenia podpisu od momentu wybrania pliku do podpisania Średni
Czas potrzebny na podłączenie QSCD i podanie kodu PIN (od minuty do kilku minut)
Krótki
Czas potrzebny na złożenie własnoręcznego podpisu (kilka sekund)
Podpisywanie dowolnych danych elektronicznych Tak
Możliwość podpisania dowolnych danych elektronicznych
Ograniczone
Teoretycznie możliwe, ale w praktyce głównie dokumenty elektroniczne (np. PDF)

FAQs

Znajdź szybkie odpowiedzi na swoje pytania dotyczące naszych rozwiązań i dowiedz się, jak DigiData może wspierać Twój biznes.

Czy będę musiał zmieniać procesy w swojej firmie?

Procesy mogą się co najwyżej skrócić poprzez usunięcie zbędnych wędrówek dokumentów. To nasze rozwiązania dostosowujemy się do procesu, a nie odwrotnie.

Jak długo trwa wdrożenie produktów DigiData?

Podstawowe wdrożenie do cyfryzacji trwa maksymalnie jeden dzień roboczy. Jest to uzależnione od ilości stanowisk, które musimy wdrożyć.

Co z dokumentami, które już mamy? Czy one pozostaną analogowe?

Niekoniecznie, wśród naszych usług oferujemy również skanowanie istniejących dokumentów wraz z ich katalogowaniem. Szczegóły przedstawimy w ofercie.

Czy po wdrożeniu jest zapewniona opieka nad systemem?

Tak, po wdrożeniu macie dostęp do naszego zespołu zgodnie z wykupioną przez Was licencją

Moja firma działa bez digitalizacji, po co mi to rozwiązanie?

Zaproś nas na spotkanie, chętnie opowiemy o atutach naszych produktów, które przełożą się na większą wydajność Twojej firmy

Mam już system w swojej firmie i chciałbym, by rozwiązanie któreproponujecie z nią integrowało

Dzięki doświadczeniu, które zebraliśmy jako firma Grasta, tworząca dedykowane oprogramowania, jesteśmy w stanie zintegrować się z każdym systemem, który na taką integrację pozwala (posiada API). Z naszej strony rozwiązanie jest w pełni integrowalne i uzależnione jest to tylko od dostawcy Waszego oprogramowania.

Masz jeszcze jakieś pytania?

Skontaktuj się z nami, aby uzyskać dalszą pomoc.

Twoja przyszłość zarządzania dokumentacją

Odkryj, jak system IC Pen może uprościć Twoje procesy dokumentacyjne. Skontaktuj się z nami. Razem otworzymy Twojej firmie drzwi do cyfrowej przyszłości, pełnej zorganizowanej dokumentacji, zwiększonej efektywności i innowacyjnych rozwiązań.