Salony kosmetologiczne i kliniki medycyny estetycznej to miejsca, w których klienci szczególną uwagę przykładają do jakości obsługi. Wizyta w takim miejscu musi być bezstresowa i komfortowa. W odróżnieniu od urzędów, do których petenci przychodzą załatwiać sprawy z gatunku „tych niefajnych”, do kliniki przychodzi się z ekscytacją oczekując nie tylko dobrego efektu po zaplanowanym zabiegu, ale także spędzenia miło czasu w miejscu, które zapewni poczucie bezpieczeństwa. Jednak nawet najbardziej designerskie i schludne przestrzenie nie wpłyną na ocenę wizyty jeżeli obsługa nie będzie płynna i bezinwazyjna dla klientów
Spis treści
- Dokumentacja zabiegowa w kosmetologii
- Komplikacje związane z zarządzeniem dokumentacją zabiegową i sposoby ich eliminacji
- Przychodzi Pani do gabinetu, a gabinet jest zdigitalizowany
Dokumentacja zabiegowa w kosmetologii
Wykorzystywanie dokumentacji zabiegowej w instytutach urody jest rzeczą powszechną, bez której ciężko wyobrazić sobie codzienną obsługę klientów. Jest ona także nieodzownym elementem w procesie pozyskiwania informacji o szczegółach zabiegu oraz o przeciwskazaniach do jego wykonania
Dokumenty zabiegowe do wypełnienia i podpisania przez klientów w salonie beauty:
A. zgoda rodo/zgoda na wykorzystywanie wizerunku
Uzyskanie zgody rodo jest niezbędne do przechowywania danych o konkretnym kliencie. Klient musi wyrazić zgodę na to, że jego dane znajdują w dokumentacji zabiegowej archiwizowanej w gabinecie i że dostęp do niej mają osoby uprawnione. Zgoda na wykorzystywanie wizerunku jest konieczna do tego, aby móc pokazywać na zewnątrz efekty zabiegów. Jeżeli w salonie beauty wykonywane są klientowi zdjęcia przed i po zabiegu to wcześniej musi on wyrazić zgodę na ich zapisywanie i przetwarzanie.
B. wywiad przez zabiegiem
Pozyskanie od klienta informacji o istniejących przeciwskazaniach do wykonywania danych zabiegów tak jak np. wszelkie choroby, przyjmowane leki, historia leczenia, alergie jest dla kosmetologa niezbędne w celu wybrania najlepszego rozwiązania i wykluczenia możliwych negatywnych skutków proponowanego zabiegu. Rzetelne przeprowadzenie wywiadu przed zabiegiem pozwala kosmetologowi zminimalizować niepożądane skutki zabiegu.
C. Informacja o zabiegu
Wskazanie przez kosmetologa jak po kroku wygląda zabieg nie tylko pokazuje jego profesjonalizm, ale także uspokaja klienta. W informacji o zabiegu istotne jest przekazanie informacji o efektach zabiegu, zalecenia przed i po zabiegu oraz o możliwych skutkach ubocznych.
D. Zgoda na zabieg
Po przeprowadzeniu wywiadu z klientem i objaśnieniu mu wszystkich zagadnień dotyczących zabiegu (przewidywanych efektów, przeciwskazań itd.) konieczna jest zgoda na jego przeprowadzenie. Klient podpisuje zgodę na zabieg będąc świadomym jak będzie on przebiegać i jakie są jego cele.
E. Notatki przed i po zabiegu
Kosmetolog przed zabiegiem i po jego wykonaniu standardowo sporządza notatki, które pomagają mu z jednej strony zaproponować klientowi/klientce najlepszą metodę na pozbycie się problemu, a z drugiej strony pozwalają spisać wszystkie spostrzeżenie, które ma po wykonanym zabiegu. Ważne w tym aspekcie jest to, aby notatki te były przypisane do konkretnej osoby i kosmetolog mógł je w łatwy sposób odnaleźć.
Pamiętajmy: salony kosmetologiczne i kliniki medycyny estetycznej to nie sklepy papiernicze!
Więcej o dokumentacji zabiegowej w kosmetologii poczytasz w artykule: Dokumentacja zabiegowa w kosmetologii
Komplikacje związane z zarządzeniem dokumentacją zabiegową i sposoby ich eliminacji
W salonach kosmetologicznych i klinikach medycznych w procesie obsługi klientów występuje wiele komplikacji, które powodują, że jest on czasochłonnych. System DigiData to narzędzie, dzięki któremu wszystkie komplikacje znikają, a obsługą klientów staje się szybka i płynna.
Komplikacja: Czas na pozyskanie zgody na zabieg i wypełnienia formularza
W salonach kosmetologicznych i klinikach medycznych w procesie obsługi klientów występuje wiele komplikacji, które powodują, że jest on czasochłonnych. System DigiData to narzędzie, dzięki któremu wszystkie komplikacje znikają, a obsługą klientów staje się szybka i płynna.
Eliminacja komplikacja z systemem DigiData: wypełniania formularzy i podpisywanie zgód na tablecie
Wypełnianie formularzy i podpisywanie zgód odbywa się na tablecie, na którym znajdują się dedykowane szablony dokumentów (można je w dowolnym momencie zmieniać i wgrywać nowe). Klient otrzymuje tablet i po wypełnieniu elektronicznych dokumentów automatycznie trafiają ode do przypisanej do niego elektronicznej teczki.
Komplikacja: ściana segregatorów pełnych papierowej dokumentacji
Nadmiar papierowej dokumentacji zabiegowej to bolączka, z którą mierzą się niemal wszystkie kliniki beauty. Recepcja, na której leża stosy dokumentów, a za nią piękny widok na ścianę z niedomkniętą szafą, która nie domyka się pod naporem segregatorów.
Eliminacja komplikacja z systemem DigiData: automatyczne skanowanie zastanej dokumentacji i tworzenie elektronicznych teczek
Nowi klienci wypełniają formularze i podpisują zgodę na zabieg na tablecie. A co z dokumentacją papierową, która została wcześniej wypełniana w tradycyjny sposób i która zalega w stercie segregatorów? Narzędzie IC Skaner pozwala na skanowanie dokumentacji zabiegowej w łatwy i szybki sposób oraz umieszczanie jej w elektronicznych teczkach klienta. System automatycznie rozpoznaje dokument na podstawie treści OCR i przypisuje go automatycznie do konkretnej teczki klienta/klientki. W ten prosty i intuicyjny sposób z papierowa dokumentacja zabiegowa staje się cyfrowym dokumentem, a segregator elektroniczną teczką klienta/klientki.
Komplikacja: brak przestrzeni na złapanie oddechu
Kosmetolog kończy zabieg za pięć dwunasta, a o dwunastej czeka kolejny klient. Szybkie pożegnanie poprzedniego klienta, przywitanie nowego i dane mu dokumentów do wypełnienia. Kosmetolog może zapomnieć o toalecie lub posiłku, bo zwyczajnie nie ma na to czasu. Od pierwszego klienta wszystko się wydłużyło, bo proces znalezienia dokumentacji, wypełnienia i podpisania przeciągnął się na tyle, że wpłynął na pęd całego dnia?
Eliminacja komplikacja z systemem DigiData: elektroniczne teczki klientów
W komputerze recepcyjnym znajdują się wszystkie elektroniczne teczki klientów, a w nich wszystkie historycznie wypełnione i podpisane dokumenty. Jeżeli klient przychodzi pierwszy raz to automatycznie (po wcześniej ustalonej wartości z szablonu np. numerze telefonu) zakładana jest jego elektroniczna teczka klienta, gdy przychodzi kolejny raz i ponownie wypełnia formularz lub zgodę to automatycznie wszystkie wypełnione i podpisane jego dokumenty trafiają do jego elektronicznej teczki.
Komplikacja: Kto to jest? Co mu jest? – czyli pamięć zawodna jest
Przychodzi stały klient na kolejny zabieg i kosmetolog musi dokopać się w swojej pamięci (no bo przecież nie ma czasu na sprawdzenie w papierowej dokumentacji), do tego jakie były przeciwskazania i co wcześniej się działo. Rezygnuje, przepraszam klienta, sięga po segregator i w stercie dokumentów szuka teczki klienta. Klient się niecierpliwi, a miał czuć spokój i komfort w Twojej klinice.
Eliminacja komplikacja z systemem DigiData: dostęp do wszystkich danych z jednego miejsca
Wszystkie wypełnione przez klienta dokumenty znajdują się w elektronicznej teczce klienta. Dostęp do nich jest bardzo łatwy i intuicyjny, a zaawansowana wyszukiwarka pozwala szybki sposób znaleźć poszukiwane informacje.
Komplikacja: A co jeżeli klienci zamiast tabletu wolą papier?
Eliminacja komplikacja z systemem DigiData: długopis cyfrowy IC Pen
Dzięki długopisowi cyfrowemu, proces obsługi klienta staje się bardziej wydajny i zorganizowany. Tworzymy cyfrowe kopie zgód, opinii oraz formularzy klientów. Łatwa archiwizacja i szybki dostęp do historii wizyt odciążają Twoich pracowników, dając im więcej czasu na przygotowanie do spotkań z klientami.
Przychodzi Pani do gabinetu, a gabinet jest zdigitalizowany
System DigiData to gwarancja porządku i przejrzystości w dokumentacji. Salony kosmetologiczne kliniki medycyny estetycznej zyskują na profesjonalizmie dzięki automatyzacji procesów administracyjnych. Elektroniczne dokumentowanie zgód i formularzy umożliwia bezpieczne przechowywanie zgód i historii zabiegów, pozwala na lepszą organizację pracy i tym samym wpływa na zwiększenie zadowolenia klientów.
Korzyści z wdrożenia systemu DigiData:
▪ Zwiększona efektywność obsługi klienta
▪ Przesyłanie i wysyłanie cyfrowych dokumentów do podpisu i wypełnienia w intuicyjny sposób
▪ Odciążenie pracowników z czasochłonnych obowiązków
▪ Zapewnione bezpieczeństwo dokumentacji
▪ Porządek w dokumentacji, łatwy dostęp i archiwizacja
▪ Poczucie spełnienia poprzez pozytywny wpływ na środowisko
Jak to wygląda w praktyce?
Krok 1
Klient/klientka przychodzi do gabinetu i dostaje w recepcji tablet, na którym wyświetlane są odpowiednie zgody i formularze
Krok 2
Klient/klientka w spokoju podpisuje i wypełnia dokumentację
Krok 3
Dokumentacja trafia bezpośrednio do elektronicznej teczki klienta/klientki, w której znajdują się wszystkie jego dokumenty
Krok 4
Kosmetolog/kosmetolożka ma dostęp do wszystkich dokumentów na tablecie i w każdym momencie może je wyświetlać klientowi/klientce do podpisu lub wypełnienia i dowolnie edytować notatkę z wywiadu
Krok 5
Wszystkie elektroniczne teczki wraz z rejestrami wizyt klientów/klientek znajdują w systemie do archiwizacji dokumentów
Cyfryzacja papierowej dokumentacji zapewnia przejrzystość i szybki dostęp do informacji o klientach i ich potrzebach. Archiwizacja dokumentacji i łatwy dostęp do katalogów klientów powoduje, że ich obsługa jest bardziej efektywna, a działania bardziej uporządkowane. Pamiętaj: wprowadzając nowoczesność w zarządzaniu dokumentacją, jednocześnie zmniejszasz swój ślad węglowy, co z pewnością zostanie docenione przez Twoich klientów.
FAQs
Znajdź szybkie odpowiedzi na swoje pytania dotyczące naszych rozwiązań i dowiedz się, jak DigiData może wspierać Twój biznes.
Procesy mogą się co najwyżej skrócić poprzez usunięcie zbędnych wędrówek dokumentów. To nasze rozwiązania dostosowujemy się do procesu, a nie odwrotnie.
Podstawowe wdrożenie do cyfryzacji trwa maksymalnie jeden dzień roboczy. Jest to uzależnione od ilości stanowisk, które musimy wdrożyć.
Niekoniecznie, wśród naszych usług oferujemy również skanowanie istniejących dokumentów wraz z ich katalogowaniem. Szczegóły przedstawimy w ofercie.
Tak, po wdrożeniu macie dostęp do naszego zespołu zgodnie z wykupioną przez Was licencją
Zaproś nas na spotkanie, chętnie opowiemy o atutach naszych produktów, które przełożą się na większą wydajność Twojej firmy
Dzięki doświadczeniu, które zebraliśmy jako firma Grasta, tworząca dedykowane oprogramowania, jesteśmy w stanie zintegrować się z każdym systemem, który na taką integrację pozwala (posiada API). Z naszej strony rozwiązanie jest w pełni integrowalne i uzależnione jest to tylko od dostawcy Waszego oprogramowania.
Twój klucz do nowoczesnej dokumentacji
Wyprzedź konkurencję dzięki naszym rozwiązaniom dopasowanych do Twoich potrzeb. Skontaktuj się z nami i razem zbudujemy most między tradycyjnymi metodami a cyfrową efektywnością.
- wejdź w kalendarz po prawej stronie,
- wybierz dzień konsultacji,
- podaj godzinę, która Tobie odpowiada i kliknij next,
- podaj swoje imię, adres mailowy i opcjonalnie pytanie do nas,
- kliknij Schedule Event.