Dokumentacja zabiegowa w kosmetologii

Standardowy proces obsługi klientów w kosmetologii

Z naszych doświadczeń wynika, że proces obsługi klientów w instytutach urody preważnie wygląda w następujący sposób : klient przychodząc na pierwszą wizytę wypełnia niezbędne dokumenty, którą są następnie skanowane przez recepcjonistkę. Kopię otrzymuje klient, a oryginał trafia do segregatorów, w którym znajdują się foldery klientów. Podczas kolejnych wizyt kosmetolog musi odszukać wypełnione podczas pierwszej wizyty dokumenty zabiegowe, żeby sprawdzić jaka jest historia klienta i jakie ma przeciwskazania do wykonywania poszczególnych zabiegów, czy są one aktualne. Cały proces jest niewygodny i zajmuje sporo czasu, co może powodować niezadowolenie zarówno po stronie klientów jak i kosmetologa.

Wyobraźmy sobie następującą sytuację: kosmetolog tygodniowo obsługuje kilkunastu klientów przychodzących do niego na cykliczne zabiegi. Podczas kolejnych wizyt musi sobie przypomnieć jakie przeciwskazania do wykonania zabiegów miał dany klient, jakie miał spostrzeżenia po wcześniejszych zabiegach i jakie były ich efekty. W tym celu musi odszukać teczkę klienta, w niej znaleźć dokument z wywiadem przed zabiegiem oraz dokument z wywiadem po zabiegu. Zabieg ma trwać 1,5h, a kosmetolog przeznacza kilkanaście minut na sprawdzenie ważnych informacji, podczas gdy klient niecierpliwi się uciekającym czasem i zaczyna stresować się czy zdążą przeprowadzić zabieg.

Uporządkowanie dokumentacji zabiegowej jest niezbędne do tego, aby proces obsługi klientów był sprawniejszy, a praca kosmetologów bardziej efektywna. Archiwizacja dokumentów i szybki do nich dostęp to bez wątpienia jeden z elementów, na który szczególną uwagę powinni zwrócić właściciele i menagerowie chcący zapewnić większe poczucie zadowolenia zarówno u klientów jak i u pracowników.

Warto zastanowić się czy dokumentacje zabiegową przekazywać także klientowi. Naszym zdaniem zarówno zgody rodo, wywiady przed zabiegiem jak i informacje o zabiegu i zgodę na niego powinny być w posiadaniu nie tylko kliniki, ale także klienta. W ten sposób klient czuje się nie tylko profesjonalnie obsłużony, ale także zapewniamy mu poczucie bezpieczeństwa.

W jaki sposób uporządkować dokumentacje zabiegową klienta? Od czego zacząć?

O tym w jaki sposób ograniczyć papierową dokumentację piszemy w artykule – Jak ograniczyć papierową dokumentacją? Wielu właścicieli i menagerów zdających sobie sprawę z tego ile pracy generuje archiwizowanie i porządkowanie papierowej dokumentacji zastanawia się od czego zacząć i jakie rozwiązania pomagające usprawnić proces zarządzania dokumentami zabiegowymi wdrożyć.

A. Pierwszy krok – analiza sytuacji w gabinecie

Pierwszym krokiem na drodze do uporządkowania dokumentacji zabiegowej powinna być dogłębna analiza obecnego procesu pozyskiwania informacji i ich archiwizowania. W tym miejscu warto przejść od A do Z cały proces przygotowywania dokumentacji, od momentu wejścia klienta do momentu jego wyjścia.

B. Drugi krok – określenie sytuacji docelowej

Po zakończonej analizie obecnej sytuacji w gabinecie, kolejnym krokiem jest określenie sposobu, w jaki mają być pozyskiwanie informacje od klientów oraz w jaki sposób będą przechowywane. Ważne w tym aspekcie będzie ustalenie czy pozostajemy przy formie papierowej dokumentacji czy przechodzimy na cyfrowy dostęp i cyfrową archiwizację dokumentów.

C. Trzeci krok – analiza dostępnych narzędzi

Wiedząc już w jaki sposób w gabinecie tworzona i przechowywana ma być dokumentacja zabiegowa klientów przeanalizować należy jakie możliwości mają dostępne narzędzia do cyfryzacji dokumentacji.

D. Czwarty krok – poznanie korzyści dla swojego gabinetu

Czwartym korkiem na drodze do uporządkowania dokumentacji zabiegowej powinno być sprawdzenie jakie korzyści dla funkcjonowania gabinetu przyniesie wprowadzenie systemu do tworzenia i przechowywania elektronicznej dokumentacji. Kalkulacja oszczędności finansowych (ROI) i czasowych przyspieszy podjęcie ostatecznej decyzji.

E. Piąty krok – wybór konkretnego rozwiązania

Ostatnim krokiem na drodze do uporządkowania dokumentacji zabiegowej powinien być wybór konkretnego narzędzia, które rozwiąże problemy gabinetu z obecnym procesem tworzenia i przetwarzania dokumentacji. Jednym z takich narzędzia jest system ICPen, dzięki któremu obsługa klienta jest sprawniejsza i bardziej profesjonalna.

System do zarządzania dokumentacją zabiegową

Jednym z dostępnych narzędzi do cyfryzacji papierowej dokumentacji jest system IC Pen, który wykorzystywany jest w instytutach urody do archiwizacji dokumentów zabiegowych i szybszego ich obiegu. Rozwiązanie to umożliwia zarówno ograniczenie papierowej dokumentacji jak i jej całkowitą eliminację na rzecz elektronicznych przekaźników informacji.

A. Ograniczenie papierowej dokumentacji zabiegowej

W tym przypadku najlepiej sprawdzi się długopis cyfrowy, który automatycznie cyfryzuje ręczny zapis, bez potrzeby skanowania. Długopis IC Pen zarejestruje każdy ruch, tworząc nie tylko wizualny obraz podpisu, ale również zapisując unikalne cechy biometryczne takie jak dynamika ruchu pióra czy nacisk. Dzięki temu podpis ma pełną moc prawną, a unikalne cechy biometryczne gwarantują autentyczność każdego dokumentu.

B. Całkowita eliminacja papierowej dokumentacji zabiegowej

W tym przypadku najlepiej sprawdzą się tablety i/lub ekrany klientów. W salonie beauty, w którym nie występuje papierowa dokumentacja zabiegowa wszystkie zgody i formularze podpisywane i wypełniane są elektroniczne, a papierowe foldery klientów zastąpione zostają przez ich cyfrowe wersje. Klient wypełnia ankiety i zgody na tablecie lub ekranie klienta znajdującym się w recepcji, a kosmetolodzy przeprowadzając wywiad z klientem w gabinecie zapisują notatki także na tablecie.

System IC Pen gwarantuje porządek i przejrzystość w dokumentacji zabiegowej, a jego możliwości zapewniają Instytutom Urody:

▪ Zwiększenie efektywności obsługi klienta

▪ Przesyłanie i wysyłanie cyfrowych dokumentów do podpisu i wypełnienia w intuicyjny sposób

▪ Odciążanie pracowników z czasochłonnych obowiązków

▪ Bezpieczeństwo dokumentacji

▪ Porządek w dokumentacji, łatwy dostęp i archiwizację

▪ Poczucie spełnienia poprzez pozytywny wpływ na środowisko

Przykładowe Case Study

Zastana sytuacja:

W Instytucie Urody znajduje się recepcja, 8 gabinetów zabiegowych oraz biuro. Pracuje w nim 8 kosmetologów (4 kosmetologów na zmianę), 1 recepcjonistka i 1 managerka. Do salonu przychodzi klient, który podpisuje zgodę RODO oraz zgodę na umówiony zabieg z przeciwskazaniami. Następnie wypełnione dokumentu archiwizowane są w segregatorach i przy każdej kolejnej wizycie klienta są wyszukiwane i sprawdzane.

Oczekiwania:

Klient przychodząc do Instytutu podpisuje RODO i zgodę na umówiony zabieg z przeciwskazaniami. Salon archiwizuje cyfrowo całą dokumentację klienta, a on sam otrzymuje podpisane zgody w formie papierowej wraz z teczką klienta, w której znajduje wszystkie najpotrzebniejsze informacje dotyczące zabiegów i wskazań kosmetologa. Recepcja i manager ma dostęp do pełnej dokumentacji klienta i w prosty sposób może wyszukać potrzebnych danych, kosmetolodzy natomiast na tabletach mają wgląd do historii wizyt wraz ze wszystkimi wskazaniami i spostrzeżeniami dotyczącymi przeprowadzanych zabiegów.

Zaproponowane rozwiązanie:

Korzyści:

Podsumowanie

Dokumentacja zabiegowa w kosmetologii jest nieodzownym elementem w procesie obsługi klientów. O ile dzięki niej kosmetolodzy mogą wykonywać swoją pracę rzetelniej, o tyle chaos w dokumentach nie tylko powoduje, że obsługa jest utrudniona, ale także wywołuje u klienta wrażenie, że jest ona nieprofesjonalna. Przygotowując się do procesu cyfryzacji dokumentacji właściciele i menagerowie powinny przeanalizować sytuację z obiegiem dokumentów w swoich salonie beauty, poznać korzyści jakie daje wprowadzenie elektronicznego obiegu dokumentów oraz wybrać odpowiednie rozwiązanie. Jednym z systemów, które umożliwiają archiwizację dokumentacji zabiegowej oraz łatwy i szybszy dostęp do niej jest System IC Pen, który wpływa na usprawnienie działania gabinetu i lepszą jakość obsługi klientów.

Chcesz usprawnić dokumentację zabiegowa w swoim gabinecie? Wypełnij krótki formularz i poznaj możliwości dla Twojego miejsca - kliknij tutaj