Dokumentacja zabiegowa - na co zwrócić uwagę?

Dokumentacja w branży beauty

Prowadząc własną praktykę lekarską, niezależnie od tego, czy jesteś dermatologiem, ortopedą czy właśnie otworzyłaś/otworzyłeś swój salon medycyny estetycznej, zapewne doskonale zdajesz sobie sprawę z tego, że na Twoich barkach spoczywa obowiązek prowadzenia i przechowywania dokumentacji medycznej. Takie wytyczne narzuca na praktykę lekarską prawo i w tej kwestii sprawa wydaje się jasna. Inaczej natomiast wygląda sytuacja gabinetów działających w branży beauty, takich jak np. podolog, kosmetyczka, kosmetolog czy fryzjer. Tutaj przepisy nie narzucają konkretnych rozwiązań, jednak odpowiednie prowadzenie dokumentacji zabiegowej może okazać się niezwykle ważne i pomocne, nie tylko z punktu widzenia codziennej praktyki i możliwości wrócenia do wywiadu z pacjentem czy wykazanych przeciwwskazań. Jest to forma zabezpieczenia Twojego gabinetu oraz Twojego klienta i rodzaj umowy między dwoma stronami.

Umowa usługodawca - klient

Prowadząc własną działalność w branży beauty, właściciel salonu powinien wiedzieć, jak chronić swój interes przed nieuzasadnionymi roszczeniami ze strony klientów. Co to oznacza w praktyce? Każdy zabieg w salonie beauty jest swego rodzaju umową miedzy klientem i usługodawcą, czyli salonem. Klient, decydując się na zabieg w danym salonie, ma prawo oczekiwać, że osoba wykonująca usługę posiada odpowiednią wiedzę i umiejętności do jego przeprowadzenia. W takiej sytuacji oczywistym jest, że salon ponosi odpowiedzialność za wykonanie zobowiązania wobec klienta w sposób bezpieczny. Klient ma prawo zakładać, że osoba wykonująca zabieg posiada odpowiedni zakres wiedzy oraz doświadczenie, najlepiej poparte certyfikatami i dyplomami.

Z drugiej strony, aby bezpieczeństwo zabiegu zostało zachowane, ważne jest także pozyskanie podstawowych informacji ze strony klienta. Przed rozpoczęciem zabiegu, specjalista powinien przeprowadzić stosowny wywiad, w celu ustalenia przeciwwskazań.

Wywiad przed zabiegiem powinien stanowić najważniejszy element przygotowania do zabiegu, niezależnie od rodzaju usługi! Aby udowodnić fakt, że wywiad rzeczywiście miał miejsce, warto przeprowadzić go pisemnie. Ma to szczególnie duże znaczenie, jeśli klientka w trakcie lub po zabiegu dostanie np. reakcji alergicznej. Wówczas dokument potwierdzający przeprowadzenie wywiadu będzie bardzo istotny w procesie wyjaśniania sprawy.

Warto pamiętać, że w trosce o najlepszy interes pacjenta, specjalista może odmówić wykonania usługi ze względu na wiek, obecny stan zdrowia, przebyte zabiegi i ich efekty etc.

Co powinna zawierać dokumentacja zabiegowa, aby chronić interesy salonu oraz klientów?

Podstawowy zakres dokumentacji to:

• dane osobowe klientki,
• wywiad: ogólne informacje o stanie zdrowia klientki, w szczególności te, które mogą okazać się przeciwwskazaniem do zabiegu,
• oświadczenie klientki, że podane informacje są zgodne z prawdą,
• zgoda na wykonanie zabiegu wraz z informacją o rodzaju wykonywanej usługi i jej efektach oraz zobowiązanie do stosowania się do zaleceń,
• zobowiązanie do informowania o zmianach stanu zdrowia,
• zgoda na przetwarzanie danych osobowych, w tym zgoda na przetwarzanie dokumentacji fotograficznej i jej dalsze wykorzystanie.

Dobrą praktyką jest także przesłanie klientce maila z informacją po zabiegu na temat konkretnych kosmetyków i składników użytych w trakcie wykonanego zabiegu oraz możliwych efektach ubocznych. W mailu powinny się również znaleźć zalecenia po zabiegu, np. dotyczące pielęgnacji czy diety.

Dobra praktyka prowadzenia dokumentacji zabiegowej

Poniżej przygotowaliśmy dla Was wykaz dobrych praktyk, które stanowią zestaw gotowych wskazówek dotyczących dokumentacji zabiegowej w gabinecie.

1. Im więcej dokumentacji pisemnej, tym lepiej!

   Pamiętaj, że odpowiednio przygotowana dokumentacja chroni Twoje interesy i nie należy podchodzić do niej lekceważąco. Przygotuj komplet wyczerpujących materiałów, kierując się dobrem Twojego salonu oraz pacjenta. Dobra komunikacja na linii klient - usługodawca to podstawa dobrej, wieloletniej współpracy i zadowolenia obu stron!

2. Zadbaj o przystępność

   Jak zaznaczyliśmy powyżej, dokumentacja powinna być wyczerpująca i obejmować wszystkie potencjalnie problematyczne kwestie, jednak jednocześnie powinna być również zrozumiała dla klienta. Każda osoba decydująca się na zabieg w naszych gabinecie powinna być świadoma dokumentacji, którą podpisuje i ją rozumieć. Po stronie właściciela salonu leży obowiązek upewnienia się, że tak właśnie jest.

3. Daj klientce czas na zapoznanie się z dokumentacją

   Przed przystąpieniem do zabiegu poinformuj o kwestiach formalnych i daj klientce przestrzeń na przeczytanie formularzy przed ich podpisaniem. Nie przyspieszaj tego procesu! Jeśli pojawią się pytania, cierpliwie odpowiedz na wszelkie wątpliwości.

4. Dokumentacja zabiegowa - Twoje zabezpieczenie

   Nie podchodź do prowadzenia dokumentacji zabiegowej jak do przykrej konieczności. Pamiętaj! Ma ona zabezpieczyć Ciebie i stanowić dobre źródło informacji w Twojej codziennej pracy z klientami. Jeśli czujesz, że formalności przedzabiegowe zajmują Ci zbyt wiele czasu, pomyśl o digitalizacji swojego salonu! Sprawdź czym jest digitalizacja i co możemy dla Ciebie w tej kwestii zrobić - Kliknij tutaj

5. Skorzystaj z dokumentacji cyfrowej

   Gromadzenie dużej ilości dokumentacji zabiegowej w formie papierowej potrafi być bardzo uciążliwe. Segregatory i teczki pacjentów zajmują dużo miejsca, a segregowanie zgód zabiera Twój cenny czas! Skorzystaj z naszego rozwiązania, aby maksymalnie ułatwić sobie prowadzenie dokumentacji zabiegowej w salonie oraz zarządzać swoim gabinetem dużo łatwiej i przyjemniej.