Wdrożenie DigiData Clinic w EMPIRIA SPA

Dokumentacja zabiegowa w kosmetologii - dlaczego system DigiData Clinic?

Bazując na 12 letnim doświadczeniu naszego partnera w cyfryzacji papierowej dokumentacji medycznej stworzyliśmy system, który odpowiada na potrzeby i dzisiejsze wyzwania branży beauty. DigiData Clinic to nie tylko wsparcie w codziennym zarządzaniu dokumentacją zabiegową, ale także system ułatwiający i usprawniający funkcjonowanie całej kliniki.

Elementy systemu DigiData Clinic:

1. Formularze i zgody zabiegowe podpisywane na tablecie
   
   

   System DigiData - oparty na technologii systemu ICPen - umożliwia składanie podpisów (ważne! w sposób zgodny z prawem – znacznik miejsca, czasu i zbierane danych biometrycznych podposu) pod zgodami na zabiegi oraz wypełnianie formularzy na tablecie. Kosmetolog może korzystać z dowolnej ilości szablonów oraz dowolnie je modyfikować i dodawać nowe. Wszystkie podpisane zgody i formularze wypełnione na tablecie w sposób automatyczny (ważne!) trafiają do elektronicznych teczek klientów, w których znajduje się historycznie cała dokumentacja zabiegowa konkretnego klienta.

2. Karta pacjenta z historią wizyt i dokumentacją
   
   

   DigiData Clinic zapewnia szybki dostęp do szczegółów wszystkich wizyt wraz z pełną dokumentacją. Karta pacjenta zawiera wszystkie informacje o pacjencie w jednym miejscu, dzięki czemu znalezienie potrzebnych danych jest szybkie i proste. W karcie pacjenta znajdują – oprócz dokumentacji i historii wizyt – notatki o pacjencie, notatki z wizyt oraz zdjęcia przed i po zabiegiem.

3. Zdjęcia przed i po zabiegiem
   
   

   Jeżeli borykasz się z problemem przechowywania dużej ilości zdjęć zabiegowym na telefonie, a znalezienie konkretnego zdjęcia zajmuje Tobie dużo czasu to DigiData Clinic jest rozwiązaniem dla Ciebie. W naszym systemie możesz przechowywać i przeglądać zdjęcia z konkretnych wizyt i tym samym weryfikować efekty zabiegów i dostosowywać przyszłe propozycje dla Twoich klientek/klientów.

4. Kalendarz wizyt i harmonogram pracy
   
   

   DigiData Clinic pozwala na planowanie pracy gabinetu, uwzględniając dostępność poszczególnych pracowników oraz sprzętu wykorzystywanego do zabiegów. W ten sposób masz pod kontrolą pracę całej kliniki i tworzysz statystyki odwiedzin.

Cyfrowa dokumentacja zabiegowa w kosmetologii – proces wdrożenia systemu DigiData Clinic w Empiria SPA

Klientka zdecydowała się na zakup nowego tabletu do wypełniania formularzy i podpisywaniu zgód. Zarekomendowaliśmy w tym celu tablet Samsung S6 Lite 10,4” 64GB. Przed wdrożeniem otrzymaliśmy papierowe formularze zabiegowe dotychczas wykorzystywane w salonie i przygotowaliśmy elektroniczne wersje dokumentów. Na tablecie zainstalowaliśmy system do wyświetlania szablonów zabiegowych i przeszkoliliśmy klientkę z wyświetlania zgód i formularzy oraz automatycznego ich przesyłania do elektronicznej teczki konkretnego klienta.

Pierwszym etapem wdrożenie było dodanie w DigiData Clinic usług dostępnych w Klinice, tak aby na ich podstawie można było tworzyć wizyty klientów. Następnie utworzyliśmy szkoleniowo kartę pacjenta, dodaliśmy wszystkie informacje o nim, założyliśmy jego wizyty i zdjęcia. Ostatnim krokiem było przeszkolenie z wyświetlania formularzy i zgód do podpisu na bazie przygotowanych wcześniej szablonów zabiegowych. Wdrożenie naszego systemu zajęło 2 godziny. Po nim pojawiły się jeszcze 2 pytania, na które odpowiedzi udzielił bezpośrednio nasz dział techniczny.

Wdrożenie i szkolenie przeprowadzamy osobiście, aby mieć pewność, że nasz klient poznał szczegółowo system i żeby korzystał ze wszystkich jego możliwości. Zapewnienie bezpieczeństwa danych i odpowiednie przeszkolenie klientów ze wszystkich aspektów jakie oferuje nasze rozwiązanie jest dla nas bardzo ważne. Wdrożenie trwa ok. 1h, a system jest intuicyjny i bezinwazyjny dla dotychczasowych działań klinik.

Formularze zabiegowe i zgody na zabiegi podpisywane na tablecie – korzyści dla Empiria SPA

Właścicielce salonu zależało na tym, aby pozbyć się nadmiaru papierowej dokumentacji zabiegowej i zastąpić ją formularzami i zgodami na zabiegi podpisywanymi na tablecie. Przy wyborze odpowiedniego narzędzia właścicielka Kliniki brała pod uwagę dwa główne czynniki:

1. zapewnienie ważności prawnej podpisu składanego na tablecie
2. intuicyjność systemu

Poznając system DigiData Clinic zwróciła szczególną na niezbędnego elementy do uznawania ważności prawnej podpisu tj. czas i miejsce złożenia podpisu oraz jego dane biometryczne oraz na dodatkowe możliwości jakie daje system to jest: tworzenie notatek zabiegowych i zdjęć przed i po zabiegiem. Dokumentacja zabiegowa w kosmetologii jest tematem obszernym wymagającym dobrego przygotowania i ustalenia szczegółów dotyczących jej przetwarzania oraz archiwizowania.

Korzyści wynikające z wdrożenia systemu DigiData w Empiria SPA:

• Zwiększona efektywność obsługi klienta
• Przesyłanie i wysyłanie cyfrowych dokumentów do podpisu i wypełnienia w intuicyjny sposób
• Automatyzacja działania
• Zapewnione bezpieczeństwo dokumentacji
• Porządek w dokumentacji, łatwy dostęp i archiwizacja
• Poczucie spełnienia poprzez pozytywny wpływ na środowisko

Dowiedz się więcej o systemie DigiData Clinic - kliknij tutaj