5 kroków do wdrożenia cyfrowych dokumentów zabiegowych. Case study Instytut Image.

Łukasz Wenskowski
19.09.2024
5 min read

Spis treści

  1. O Instytucie Image
  2. 5 kroków do wdrożenia cyfrowych dokumentów zabiegowych
    1. Spotkanie w celu poznania funkcjonowania Kliniki
    2. Analiza dokumentacji zabiegowej i określenie potrzeb Kliniki
    3. Przygotowanie dedykowanej propozycji systemu do przetwarzania cyfrowych zgód zabiegowych
    4. Podpisanie umowy
    5. Wdrożenie i szkolenie z systemu
  3. Wypełnianie formularzy i podpisywanie dokumentów zabiegowych na tablecie – dlaczego warto?

O Instytucie Image

Instytut Image medycyna & kosmetologia mieści się w Koninie na ulicy Aleje 1 Maja 5. W Instytucie klientki i klienci mogą wykonać z zabiegi z zakresu medycyny estetycznej, zabiegi na twarz, zabiegi na ciało oraz oraz zrelaksować się w SPA. Instytut Image chcąc usprawnić i podwyższyć jakość obsługi klienta zdecydował się na wdrożenie systemu DigiData Clinic, dzięki któremu nie tylko przetwarza dokumentację zabiegową w formie cyfrowej (wypełnianie formularzy i podpis na tablecie), ale także tworzy karty pacjentów ze wszystkim niezbędnymi informacjami o wizytach w jednym miejscu.

Notka ze strony www.intytutimage.pl:

Instytut Image medycyna & kosmetologia, jest wyjątkowym miejscem na urodowej mapie Konina, w którym pomagamy naszym Pacjentom rozwiązywać ich problemy ze skórą, przywracamy wiarę we własne piękno, dbamy o wewnętrzną równowagę i wspaniałe samopoczucie.

Nasz zespół ekspertów przede wszystkim zajmuje się problemami z zakresu estetyki tj. skórą starzejącą się, zwiotczeniami, przebarwieniami, trądzikiem pospolitym, trądzikiem różowatym, popękanymi naczyniami krwionośnymi, rumieniem, bliznami, cellulitem, rozstępami , nadmiarem tkanki tłuszczowej itd.

Dzięki swojemu doświadczeniu wypracowaliśmy specjalistyczne techniki zabiegowe, indywidualne terapie skrojone na miarę potrzeb każdego Pacjenta. Każda przeprowadzona przez nas terapia to dla nas walka o Ciebie ! O Twoje zdrowie, piękną skórę, idealne samopoczucie. To walka o Twoją pewność siebie!

Pomożemy Ci odzyskać zdrowy wygląd skóry raz na zawsze!

5 kroków do wdrożenia cyfrowych dokumentów zabiegowych

  1. Spotkanie w celu poznania funkcjonowania Kliniki – potrzebny czas: 1h

    Bezpośrednie spotkanie w Klinice klienta jest niezbędne jeżeli chcemy poznać szczegółowo systematykę działania miejsca (w tym przede wszystkim dotychczasowy proces obsługi klient) oraz przeanalizować wstępnie formularze i zgody wykorzystywane w Klinice. Co prawda na rynku istnieje wiele rozwiązań, z których gabinety beauty mogą korzystać niemal od razu ściągając aplikację na tablet – jednak w naszym przypadku, cały proces poprzedzamy spotkaniem, chcąc wyjaśnić wszystkie kwestie prawne i funkcjonalne systemu. Na spotkaniu dowiadujemy się jak funkcjonuje klinika, kto jest jej klientem, z jakich narzędzi (i czy w ogóle) do tej pory korzystała oraz przedstawiamy rozwiązanie DigiData Clinic i zwracamy uwagę na aspekty prawne przetwarzania dokumentacji zabiegowej i na ochronę danych osobowych.

  2. Analiza dokumentacji zabiegowej i określenie potrzeb Kliniki – potrzebny czas: 2h

    W trakcie pierwszego spotkania poznajemy wzory formularzy i zgód wykorzystywanych w klinice i zwracamy uwagę na brakujące aspekty takie jak np. klauzule rodo, brak zgody na wykorzystywanie wizerunku itd. Następnie wskazujemy elementy do poprawy oraz objaśniamy kwestie zabezpieczenia prawnego podpisu na zgodzie pacjenta. Na podstawie dotychczasowej dokumentacji Kliniki i sposobu jej funkcjonowania określamy jej potrzebujemy oraz przygotowujemy konkretne rozwiązania mające na celu usunięcie występujących komplikacji.

  3. Przygotowanie dedykowanej propozycji systemu do przetwarzania cyfrowych zgód zabiegowych – potrzebny czas: 30 minut

    Po zebraniu wszystkich niezbędnych informacji przesyłam wycenę naszego systemu ze wskazaniem kolejnych kroków do wdrożenia cyfrowych zgód i formularzy oraz kart pacjenta.

    Cennik dostępny jest na naszej stronie: Tutaj

  4. Podpisanie umowy – potrzebny czas: 30 minut

    Kluczowe dla nas są kwestie bezpieczeństwa, komfort i spokój Kliniki, z którą współpracujemy. Dlatego też z każdym klientem podpisujemy umowę na świadczenie usług, w której określamy zakres współpracy, zapewniamy opiekę serwisową oraz zabezpieczenia danych i zgodność prawną wykorzystywanych przez nas rozwiązań.

  5. Wdrożenie i szkolenie z systemu: potrzebny czas: 2-3h

    Nasz produkt osobiście wdrażamy w gabinecie, szczegółowo wyjaśniając wszystkie funkcjonalności i odpowiadając na wątpliwości. Dbamy o to, aby gabinet wyposażony został w narzędzie dopasowane do jego potrzeb, z kompletem formularzy i zgód w wersji cyfrowej, wcześniej przez nas przygotowanym.

    Podczas wdrożenia szkolimy wszystkich pracowników z funkcjonalności systemu oraz przygotowujemy wspólnie formularze zabiegowe, które będziesz wykorzystywać.

    W cenie wdrożenia:

    • przygotowanie systemu - założenie kont użytkowników, dostosowanie beauty planu
    • przygotowanie cyfrowych formularzy - zabezpieczenie formularzy pod względem ważności prawnej podpisu, umieszczenie logotypu kliniki i innych elementów
    • identyfikujących, dostosowanie formularzy do wymogów prawnych klauzuli występujących w formularza
    • szkolenie ze wszystkich funkcjonalności: 2h
    • szkolenie z bezpieczeństwa danych w klinice (online-merytoryka)
      1. Ochrona i zarządzanie własnością intelektualną – podstawy prawne
      2. Pozyskiwanie informacji
        • Czarny wywiad
        • Biały wywiad (OSINT)
      3. Ochrona informacji niejawnych
        • Klasyfikowanie informacji
        • Bezpieczeństwo osobowe i teleinformatyczne
      4. Techniki manipulacyjne
    • opieka serwisowa (w tym konsultacje) - w godzinach pracy kliniki

    Zaufanie przede wszystkim – Klinika musi wiedzieć, że współpracuje ze specjalistami, którzy w każdym momencie są do jej dyspozycji.

Wypełnianie formularzy i podpisywanie dokumentów zabiegowych na tablecie – dlaczego warto?

Korzyści wynikających z wykorzystania cyfrowych formularzy i zgód zabiegowych jest sporo. Jeżeli Klinice zależy na przyspieszeniu procesu obsługi klienta, lepsze jakości obsługi i większym komforcie pracy to jest to doskonałe rozwiązanie. Przede wszystkim należy pamiętać, że odejście od tradycyjnych papierowych form przetwarzania zgód zabiegowych to nie rewolucja, a ewolucja – należy jednak do tematu podejść profesjonalnie i skorzystać z porad sprawdzonej firmy.

Korzyści bezpośrednie:

  • Zwiększona efektywność obsługi klienta
  • Przesyłanie i wysyłanie cyfrowych dokumentów do podpisu i wypełnienia w intuicyjny sposób
  • Automatyzacja działania
  • Zapewnione bezpieczeństwo dokumentacji
  • Porządek w dokumentacji, łatwy dostęp i archiwizacja
  • Poczucie spełnienia poprzez pozytywny wpływ na środowisko
Chcesz poznać możliwości dla Twojego Gabinetu?

Odezwij się do nas lub wypełnij formularz, a my przygotujemy dla Ciebie specjalną propozycję - kliknij tutaj

Łukasz Wenskowski
Właściciel DigiData

FAQs

Znajdź szybkie odpowiedzi na swoje pytania dotyczące naszych rozwiązań i dowiedz się, jak DigiData może wspierać Twój biznes.

Czy będę musiał zmieniać procesy w swojej firmie?

Procesy mogą się co najwyżej skrócić poprzez usunięcie zbędnych wędrówek dokumentów. To nasze rozwiązania dostosowujemy się do procesu, a nie odwrotnie.

Jak długo trwa wdrożenie produktów DigiData?

Podstawowe wdrożenie do cyfryzacji trwa maksymalnie jeden dzień roboczy. Jest to uzależnione od ilości stanowisk, które musimy wdrożyć.

Co z dokumentami, które już mamy? Czy one pozostaną analogowe?

Niekoniecznie, wśród naszych usług oferujemy również skanowanie istniejących dokumentów wraz z ich katalogowaniem. Szczegóły przedstawimy w ofercie.

Czy po wdrożeniu jest zapewniona opieka nad systemem?

Tak, po wdrożeniu macie dostęp do naszego zespołu zgodnie z wykupioną przez Was licencją

Moja firma działa bez digitalizacji, po co mi to rozwiązanie?

Zaproś nas na spotkanie, chętnie opowiemy o atutach naszych produktów, które przełożą się na większą wydajność Twojej firmy

Mam już system w swojej firmie i chciałbym, by rozwiązanie któreproponujecie z nią integrowało

Dzięki doświadczeniu, które zebraliśmy jako firma Grasta, tworząca dedykowane oprogramowania, jesteśmy w stanie zintegrować się z każdym systemem, który na taką integrację pozwala (posiada API). Z naszej strony rozwiązanie jest w pełni integrowalne i uzależnione jest to tylko od dostawcy Waszego oprogramowania.

Masz jeszcze jakieś pytania?

Skontaktuj się z nami, aby uzyskać dalszą pomoc.

Twój klucz do nowoczesnej dokumentacji

Wyprzedź konkurencję dzięki naszym rozwiązaniom dopasowanych do Twoich potrzeb. Skontaktuj się z nami i razem zbudujemy most między tradycyjnymi metodami a cyfrową efektywnością.