5 kroków do wdrożenia cyfrowych dokumentów zabiegowych. Case study Instytut Image.

5 kroków do wdrożenia cyfrowych dokumentów zabiegowych

1. Spotkanie w celu poznania funkcjonowania Kliniki – potrzebny czas: 1h

   Bezpośrednie spotkanie w Klinice klienta jest niezbędne jeżeli chcemy poznać szczegółowo systematykę działania miejsca (w tym przede wszystkim dotychczasowy proces obsługi klient) oraz przeanalizować wstępnie formularze i zgody wykorzystywane w Klinice. Co prawda na rynku istnieje wiele rozwiązań, z których gabinety beauty mogą korzystać niemal od razu ściągając aplikację na tablet – jednak w naszym przypadku, cały proces poprzedzamy spotkaniem, chcąc wyjaśnić wszystkie kwestie prawne i funkcjonalne systemu. Na spotkaniu dowiadujemy się jak funkcjonuje klinika, kto jest jej klientem, z jakich narzędzi (i czy w ogóle) do tej pory korzystała oraz przedstawiamy rozwiązanie DigiData Clinic i zwracamy uwagę na aspekty prawne przetwarzania dokumentacji zabiegowej i na ochronę danych osobowych.

2. Analiza dokumentacji zabiegowej i określenie potrzeb Kliniki – potrzebny czas: 2h

   W trakcie pierwszego spotkania poznajemy wzory formularzy i zgód wykorzystywanych w klinice i zwracamy uwagę na brakujące aspekty takie jak np. klauzule rodo, brak zgody na wykorzystywanie wizerunku itd. Następnie wskazujemy elementy do poprawy oraz objaśniamy kwestie zabezpieczenia prawnego podpisu na zgodzie pacjenta. Na podstawie dotychczasowej dokumentacji Kliniki i sposobu jej funkcjonowania określamy jej potrzebujemy oraz przygotowujemy konkretne rozwiązania mające na celu usunięcie występujących komplikacji.

3. Przygotowanie dedykowanej propozycji systemu do przetwarzania cyfrowych zgód zabiegowych – potrzebny czas: 30 minut

   Po zebraniu wszystkich niezbędnych informacji przesyłam wycenę naszego systemu ze wskazaniem kolejnych kroków do wdrożenia cyfrowych zgód i formularzy oraz kart pacjenta.

   Cennik dostępny jest na naszej stronie: Tutaj

4. Podpisanie umowy – potrzebny czas: 30 minut

   Kluczowe dla nas są kwestie bezpieczeństwa, komfort i spokój Kliniki, z którą współpracujemy. Dlatego też z każdym klientem podpisujemy umowę na świadczenie usług, w której określamy zakres współpracy, zapewniamy opiekę serwisową oraz zabezpieczenia danych i zgodność prawną wykorzystywanych przez nas rozwiązań.

5. Wdrożenie i szkolenie z systemu: potrzebny czas: 2-3h

   Nasz produkt osobiście wdrażamy w gabinecie, szczegółowo wyjaśniając wszystkie funkcjonalności i odpowiadając na wątpliwości. Dbamy o to, aby gabinet wyposażony został w narzędzie dopasowane do jego potrzeb, z kompletem formularzy i zgód w wersji cyfrowej, wcześniej przez nas przygotowanym.

   Podczas wdrożenia szkolimy wszystkich pracowników z funkcjonalności systemu oraz przygotowujemy wspólnie formularze zabiegowe, które będziesz wykorzystywać.

   W cenie wdrożenia:

   • przygotowanie systemu - założenie kont użytkowników, dostosowanie beauty planu
   • przygotowanie cyfrowych formularzy - zabezpieczenie formularzy pod względem ważności prawnej podpisu, umieszczenie logotypu kliniki i innych elementów
   • identyfikujących, dostosowanie formularzy do wymogów prawnych klauzuli występujących w formularza
   • szkolenie ze wszystkich funkcjonalności: 2h
   • szkolenie z bezpieczeństwa danych w klinice (online-merytoryka)
   1. Ochrona i zarządzanie własnością intelektualną – podstawy prawne
   2. Pozyskiwanie informacji
      • Czarny wywiad
      • Biały wywiad (OSINT)
   3. Ochrona informacji niejawnych
      • Klasyfikowanie informacji
      • Bezpieczeństwo osobowe i teleinformatyczne
   4. Techniki manipulacyjne
   • opieka serwisowa (w tym konsultacje) - w godzinach pracy kliniki

   Zaufanie przede wszystkim – Klinika musi wiedzieć, że współpracuje ze specjalistami, którzy w każdym momencie są do jej dyspozycji.

Wypełnianie formularzy i podpisywanie dokumentów zabiegowych na tablecie – dlaczego warto?

Korzyści wynikających z wykorzystania cyfrowych formularzy i zgód zabiegowych jest sporo. Jeżeli Klinice zależy na przyspieszeniu procesu obsługi klienta, lepsze jakości obsługi i większym komforcie pracy to jest to doskonałe rozwiązanie. Przede wszystkim należy pamiętać, że odejście od tradycyjnych papierowych form przetwarzania zgód zabiegowych to nie rewolucja, a ewolucja – należy jednak do tematu podejść profesjonalnie i skorzystać z porad sprawdzonej firmy.

Korzyści bezpośrednie:

• Zwiększona efektywność obsługi klienta
• Przesyłanie i wysyłanie cyfrowych dokumentów do podpisu i wypełnienia w intuicyjny sposób
• Automatyzacja działania
• Zapewnione bezpieczeństwo dokumentacji
• Porządek w dokumentacji, łatwy dostęp i archiwizacja
• Poczucie spełnienia poprzez pozytywny wpływ na środowisko

Chcesz poznać możliwości dla Twojego Gabinetu?

Odezwij się do nas lub wypełnij formularz, a my przygotujemy dla Ciebie specjalną propozycję - kliknij tutaj