Gabinet medycyny estetycznej to miejsce, w którym wyjątkowo mocno wybrzmiewa stwierdzenie klient jest najważniejszy. Osoba decydująca się na zabieg w takim miejscu ma konkretne wymagania, dotyczące nie tylko jakości przeprowadzonego zabiegu, ale także jakości i sprawności obsługi. Szczególną uwagę zwraca ona na nowoczesność gabinetu, w tym wykorzystywanie rozwiązań, które zmniejszają ilość uciążliwych czynności, takich jak np. wypełnianie papierowych formularzy zabiegowych. Jakość zabiegów sprawia, że pacjenta docenia lekarza, a jakość obsługi sprawia, że pacjent docenia także miejsce, w którym się je wykonuje i będzie do niego wracał z przyjemnością.
Spis treści
- Papierowe formularze i zgody – brak kontroli i komplikacje w sprawnej obsłudze pacjenta
- Formularze i zgody podpisywane na tablecie – korzyści dla gabinetów medycyny estetycznej
- 3. Ważność prawna podpisu na tablecie – bezpieczeństwo przede wszystkim
- Case study – wdrożenie systemu DigiData Clinic w Gabinecie Medycyny Estetycznej dra Tomasza Stanglewicza
Papierowe formularze i zgody – brak kontroli i komplikacje w sprawnej obsłudze pacjenta
W gabinecie medycyny estetycznej papier jest wszechobecny, a segregatory z papierowymi formularzami i zgodami pacjentów zajmują sporo cennego miejsca. Czynności, które musi wykonać lekarz, żeby przygotować odpowiednią dokumentację papierową do wypełnienia i podpisywania przez pacjenta jest sporo. Jest jej nieporównywalnie więcej aniżeli w przygotowaniu cyfrowej dokumentacji zabiegowej.
Przygotowanie papierowej dokumentacji zabiegowej vs przygotowanie cyfrowej dokumentacji zabiegowej
Przygotowanie papierowej dokumentacji zabiegowej
- Wyszukanie w komputerze odpowiedniego formularza i/lub zgody zabiegowej
- Wydrukowanie formularza i/lub zgody zabiegowej
- Wypełnienie i podpisanie dokumentów przez pacjenta i lekarza
- Zeskanowanie wypełnionych i podpisanych dokumentów w przypadku chęci posiadania cyfrowej kopii
- Umieszczenie/przesłanie zeskanowanych dokumentów w inne miejsce
- Znalezienie konkretnego segregatora i teczki pacjenta, w której archiwizowana jest papierowa dokumentacja zabiegowa
Przygotowanie cyfrowej dokumentacji zabiegowej
- Wyszukanie w systemie odpowiedniego formularza i/lub zgody zabiegowej
- Wypełnienie i podpisanie dokumentów na tablecie przez pacjenta i lekarza*
*w systemie DigiData Clinic wypełnienie i podpisanie dokumentów na tablecie przez pacjenta i lekarza to ostatnia czynność na drodze do prawidłowego zarchiwizowania dokumentacji. System zapewnia pełną automatyzację bez konieczności zapisywania i przenoszenia dokumentów.
Jak widać decydując się na wypełniania i podpisywanie formularzy i zgód na tablecie nie tylko przyspieszamy proces obsługi klienta, ale także w przejrzysty i uporządkowany sposób przechowujemy i archiwizujemy dokumentację. Komplikacji wynikających z posługiwania się papierową dokumentacją zabiegową jest sporo. Do najważniejszych możemy zaliczyć:
- Duża ilość czasu potrzebna na pozyskanie zgody na zabieg i wypełnienie formularza
- Segregatory pełne papierowej dokumentacji zabierające dużą ilość miejsca
- Brak przestrzeni na złapanie oddechu przez wszechobecną papierologię
- Chaos w dokumentacji
Więcej o komplikacjach wynikających z wykorzystywania papierowej dokumentacji zabiegowej oraz sposobach ich eliminacji piszemy w artykule Formularze i zgody na zabiegi podpisywane na tablecie – czytaj tutaj
Formularze i zgody podpisywane na tablecie – korzyści dla gabinetów medycyny estetycznej
Skoro powyżej wymieniliśmy wszystkie kroki potrzebne do obsługi pacjenta wykorzystując do tego papierową dokumentację zabiegową oraz przeanalizowaliśmy komplikacje, które z tego wynikają, to teraz przyjrzyjmy się temu jak wygląda obsługa pacjenta z wykorzystaniem cyfrowych formularzy i zgód zabiegowych.
Przychodzi baba do lekarza, a lekarz też baba
Przychodzi pacjent do lekarza, a lekarz jest scyfryzowany – czyli wszystkie kroki w obsłudze klienta wykorzystując tablet lub ekrany do podpisów
-
Krok 1
Pacjent/pacjentka przychodzi do gabinetu i otrzymuje w recepcji tablet, na którym wyświetlane są odpowiednie zgody i formularze
-
Krok 2
Pacjent/pacjentka w spokoju podpisuje i wypełnia dokumentację
-
Krok 3
Dokumentacja trafia bezpośrednio do elektronicznej teczki klienta/klientki, w której znajdują się wszystkie jego dokumenty
-
Krok 4
Lekarz ma dostęp do wszystkich dokumentów na tablecie i w każdym momencie może je wyświetlać klientowi/klientce do podpisu lub wypełnienia i dowolnie edytować notatkę z wywiadu
-
Krok 5
Wszystkie elektroniczne teczki wraz z rejestrami wizyt klientów/klientek znajdują w systemie do archiwizacji dokumentów
Lekarz, który dba o wygodę swoich pacjentów szczególną uwagę zwraca na ich sprawną obsługę, dzięki której pacjent poczuje się w gabinecie komfortowo, a on sam nie będzie musiał tracić energii na znalezienie i przygotowanie dokumentów do wypełnienia. Korzystanie z odpowiedniego systemu do wypełniania i podpisywania dokumentów na tablecie daje szereg korzyści, które doceni każdy lekarz dbający o swój czas i porządek w dokumentacji.
Korzyści wynikające z korzystania z cyfrowych zgód i formularzy
- zwiększona efektywność obsługi klienta
- przesyłanie i wysyłanie cyfrowych dokumentów do podpisu i wypełnienia w intuicyjny sposób
- odciążenie pracowników z czasochłonnych obowiązków
- zapewnione bezpieczeństwo dokumentacji
- porządek w dokumentacji, łatwy dostęp i archiwizacja
- pozytywny wpływ na środowisko
3. Ważność prawna podpisu na tablecie – bezpieczeństwo przede wszystkim
Bardzo ważnym aspektem w pozyskiwaniu podpisów na tablecie jest prawna ważność podpisu – jest to temat bardzo obszerny, a szczegółowe informacje w tym zakresie znajdziecie w naszym artykule Podpis na tablecie – prawna ważność podpisu w systemie DigiData. Wielu lekarzy i właścicieli klinik zastanawia się nad wprowadzeniem systemu do wypełniania i podpisywania zgód na tablecie, ale barierę dla nich stanowi ważność prawna podpisu. Uważają oni, że tylko podpis złożony tradycyjnym długopisem na tradycyjnej kartce papieru ma moc prawną. Poniżej udowadniamy, że tak nie jest.
Czy własnoręczny podpis elektroniczny zawierający cechy biometryczne
jest realną alternatywą dla podpisu na papierze?
W pytaniu tym zawarte są wszystkie aspekty, na które warto zwrócić uwagę:
- podpis – znak graficzny powiązany z treścią,
- własnoręczny – oznacza to, że podpis jest znakiem graficznym wykonanym samodzielnie przez osobę, tradycyjnie przy użyciu długopisu, pióra czy innego narzędzia pozostawiającego trwały ślad na podłożu,
- biometryka – czyli zestaw cech fizycznych (opisujących jakie coś jest) oraz behawioralnych (jak się zachowuje, rusza).
Podpis na tablecie w systemie DigiData Clinic spełnia funkcję podpisu własnoręcznego, zawierającego dane biometryczne mówiące nam o niepowtarzalnych, behawioralnych cechach biometrycznych. Dlaczego? Podpis w systemie DigiData Clinic posiada trzy znaczniki: lokalizację wykonania podpisu, czas wykonania podpisu i dane biometryczne podpisu – w tym celu wykorzystujemy konkretne modele tabletów z rysikami zbierającymi dane biometryczne.
W celu zapewnienia bezpieczeństwa przechowywanych danych, podpis jest umieszczony w pliku PDF w formie zaszyfrowanej. Dostęp do oryginalnych danych staje się możliwy tylko w przypadku potrzeby przekazania tych informacji na cele analizy grafologicznej. Jednocześnie, na dokument w formacie PDF nakładamy podpis cyfrowy zgodnie ze standardem PAdES (PDF Advanced Electronic Signature), dzięki czemu jakakolwiek zmiana dokumentu po podpisaniu staje się wykrywalna standardowymi narzędziami jak np. Adobe Reader.
JEŻELI CHCESZ DOWIEDZIEĆ SIĘ WIĘCEJ O WAŻNOŚCI PRAWNEJ PODPISU NAPISZ NA LUKASZ@DIGIDATA.PL, A MY PRZEŚLEMY TOBIE WSZYSTKIE NAJWAŻNIEJSZE INFORMACJE.
Case study – wdrożenie systemu DigiData Clinic w Gabinecie Medycyny Estetycznej dra Tomasza Stanglewicza
Bazowanie na żywych przykładach jest najlepszym sposobem na zobrazowanie korzyści wynikających z korzystanie z odpowiedniego systemy do wypełniania i zbierania podpisów na tablecie. System DigiData Clinic daje tę możliwość, a naszym nowym klientem korzystającym ze wszystkich jego elementów jest dr Tomasz Stanglewicz prowadzący Gabinet Medycyny Estetycznej w Zielonej Górze. Od dłuższego czasu Pan Tomasz zastanawiał się nad odpowiednim narzędziem do cyfryzacji dokumentacji zabiegowej. Po spotkaniu i prezentacji systemu DD Clinic wybór padł na nas, co wynikało także z dodatkowych możliwość jakie gwarantuje nasze narzędzie.
Elementy systemu DigiData Clinic:
-
Formularze i zgody zabiegowe podpisywane na tablecie
System DigiData - oparty na technologii systemu ICPen - umożliwia składanie podpisów (ważne! w sposób zgodny z prawem – znacznik miejsca, czasu i zbierane danych biometrycznych podpisu) pod zgodami na zabiegi oraz wypełnianie formularzy na tablecie
-
Karta pacjenta z historią wizyt i dokumentacją
DigiData Clinic zapewnia szybki dostęp do szczegółów wszystkich wizyt wraz z pełną dokumentacją. Karta pacjenta zawiera wszystkie informacje o pacjencie w jednym miejscu, dzięki czemu znalezienie potrzebnych danych jest szybkie i proste. W karcie pacjenta znajdują – oprócz dokumentacji i historii wizyt – notatki o pacjencie, notatki z wizyt oraz zdjęcia przed i po zabiegiem.
-
Zdjęcia przed i po zabiegiem
W naszym systemie możesz przechowywać i przeglądać zdjęcia z konkretnych wizyt i tym samym weryfikować efekty zabiegów i dostosowywać przyszłe propozycje dla Twoich klientek/klientów.
-
Kalendarz wizyt i harmonogram pracy
DigiData Clinic pozwala na planowanie pracy gabinetu, uwzględniając dostępność poszczególnych pracowników oraz sprzętu wykorzystywanego do zabiegów. W ten sposób masz pod kontrolą pracę całej kliniki i tworzysz statystyki odwiedzin.
Wdrożenie DD Clinic w Gabinecie Medycyny Estetycznej dra Tomasza Stanglewicza poprzedziło przygotowanie formularzy i zgód zabiegowych w formie cyfrowej. Na wszystkich dokumentach wyznaczyliśmy odpowiednie miejsca do podpisu i zabezpieczyliśmy je prawnie. Następnie umieściliśmy je w systemie i przeprowadziliśmy 2h szkolenie z przetwarzania dokumentacji i obsługi całego systemu.
Gabinet Medycyny Estetycznej dr Tomasz Stanglewicz - https://stanglewicz.pl
Więcej informacji o tym jak wygląda wdrożenie systemu DigiData Clinic i jakie walory dla Twojego gabinetu może przynieść znajdziesz tutaj
Umów się na konsultacje lub wypełnij formularz, a my przygotujemy dla Ciebie specjalną propozycję
kliknij tutaj
FAQs
Znajdź szybkie odpowiedzi na swoje pytania dotyczące naszych rozwiązań i dowiedz się, jak DigiData może wspierać Twój biznes.
Procesy mogą się co najwyżej skrócić poprzez usunięcie zbędnych wędrówek dokumentów. To nasze rozwiązania dostosowujemy się do procesu, a nie odwrotnie.
Podstawowe wdrożenie do cyfryzacji trwa maksymalnie jeden dzień roboczy. Jest to uzależnione od ilości stanowisk, które musimy wdrożyć.
Niekoniecznie, wśród naszych usług oferujemy również skanowanie istniejących dokumentów wraz z ich katalogowaniem. Szczegóły przedstawimy w ofercie.
Tak, po wdrożeniu macie dostęp do naszego zespołu zgodnie z wykupioną przez Was licencją
Zaproś nas na spotkanie, chętnie opowiemy o atutach naszych produktów, które przełożą się na większą wydajność Twojej firmy
Dzięki doświadczeniu, które zebraliśmy jako firma Grasta, tworząca dedykowane oprogramowania, jesteśmy w stanie zintegrować się z każdym systemem, który na taką integrację pozwala (posiada API). Z naszej strony rozwiązanie jest w pełni integrowalne i uzależnione jest to tylko od dostawcy Waszego oprogramowania.
Twój klucz do nowoczesnej dokumentacji
Wyprzedź konkurencję dzięki naszym rozwiązaniom dopasowanych do Twoich potrzeb. Skontaktuj się z nami i razem zbudujemy most między tradycyjnymi metodami a cyfrową efektywnością.
- wejdź w kalendarz po prawej stronie,
- wybierz dzień konsultacji,
- podaj godzinę, która Tobie odpowiada i kliknij next,
- podaj swoje imię, adres mailowy i opcjonalnie pytanie do nas,
- kliknij Schedule Event.